Wer sich mit dem Thema Catering, z.B. für eine Firmenfeier oder eine Veranstaltung, auseinandersetzt, wird schnell merken, dass es preislich gewaltige Unterschiede gibt. Aber wie kommen diese zustande und worauf kommt es an? Können Kosten an bestimmten Stellen auch eingespart werden?
Wir beraten Sie gerne.
Da das Budget für ein Catering meist begrenzt ist, ist es wichtig, sich im Vorfeld ein paar Gedanken zu machen:
Wie viele Personen sollen versorgt werden? Ist das Catering für eine Mittagspause gedacht oder sollen die Speisen über mehrere Stunden hinweg angeboten werden? Wie sehen die Räumlichkeiten aus? Eignen sie sich überhaupt für ein Buffet oder ist Fingerfood geeigneter? Wie viele Auswahlmöglichkeiten brauche ich wirklich?
Je besser die Ansprüche im Vorhinein geklärt werden, desto besser kann der Caterer einen Preis nennen und umso leichter fällt auch der Vergleich zwischen den Angeboten.
Je mehr Personen becatert werden sollen, desto niedriger ist oft der Preis pro Person, da die Abnahmemenge höher ist. Haben diese Personen für die Veranstaltung eine längere Anreise, wie es oft auf Tagungen üblich ist, sollten morgens Kaffee und ein paar Brötchen und Brezeln als Frühstück zur Verfügung gestellt werden. So können sich die Teilnehmer bereits kennen lernen und ein wenig von der Fahrt erholen. An dieser Stelle können Kosten eingespart werden, wenn Kaffe und Tee in Thermo-Pumpkannen oder Mengenbrühern angeboten werden. Kaffeebecher aus Papier sind ebenfalls günstiger als Porzellantassen, jedoch auch nicht so umweltfreundlich wie die wiederverwendbare Variante. Vielleicht haben Sie im Büro selbst genügend Tassen und Becher oder der Veranstaltungsort stellt welche zur Verfügung. Auch hier können gut Kosten gespart werden.
Als nächstes sollte der Rahmen des Mittagessens bedacht werden. Wenn vormittags Vorträge angeboten oder die Kursteilnehmer mit Fortbildungen beschäftigt sind, ist ein dauerhaftes Buffet vor dem Saal meist nicht nötig. Natürlich kann dennoch übrig gebliebenes Frühstück weiterhin angeboten werden.
Wie lang ist die Mittagspause?
Bei einer längeren Pause möchten sich viele die Beine vertreten und gehen vielleicht gemeinsam Mittag essen. Dann sollte das Buffet nicht allzu groß ausfallen, da sonst erfahrungsgemäß viel weggeworfen wird. Dafür sind die Kollegen allerdings umso dankbarer für eine Kaffeepause mit mehreren Stücken Gebäck zur Auswahl. Erlaubt der Veranstaltungsrahmen größere Ausflüge nicht, dann sollte unbedingt für einen zufriedenstellenden Lunch gesorgt werden. Natürlich ist eine möglichst große Auswahl am schönsten, aber auch sehr kostspielig. Viele Caterer bieten jedoch schon von Haus aus gemischte Platten mit unterschiedlich bestückten Spießen oder abwechslungsreich belegten Brötchen an. Achten Sie bei der Zusammenstellung unbedingt darauf, vegetarische oder vegane Alternativen bereitzustellen und diese ggf. auch vom Caterer kennzeichnen zu lassen. Auch sollten aus religiösen Gründen unterschiedliche Fleischsorten zur Auswahl stehen. Wollen Sie auf Nummer sicher gehen und gleichzeitig auf den Geldbeutel achten, stellt ein vegetarisches Catering zu teuren Fleisch- oder Fischgerichten eine echte Alternative dar! Meistens kommen vegetarische Gerichte selbst bei überzeugten Fleischfreunden richtig gut an.
Sollen Getränke auch vom Caterer bezogen werden, können durch eine kleinere Auswahl auch erheblich Kosten reduziert werden. Mindestens Wasser mit und ohne Kohlensäure, Kaffee und ein bis zwei Säfte sollten geboten werden.
Zu guter letzt stellt sich die Frage nach der Menge. Bedenken Sie hier unbedingt die Jahreszeit! An einem heißen Sommertag haben die meisten nicht so viel Appetit. Jedoch kann der Getränkeverbrauch umso höher liegen. Lassen Sie sich hier von Ihrem Caterer beraten und fragen Sie einfach online an. Er hat genug Erfahrung, die Menge einzuschätzen, sodass einer erfolgreichen Veranstaltung nichts mehr im Wege steht!